Haushaltscontrolling mit Plan-Ist-Daten der Finanzbuchhaltung
Über diesen Use Case
Das Amt für Finanzwirtschaft vergleicht die gebuchten Ist-Werte der Finanzbuchhaltung mit den Haushaltsansätzen und stellt den Ämtern die Daten in einem Analyse- und Berichtssystem bereit. Die Abweichungen zwischen Plan und Ist werden je Budget dargestellt und mit ihren Hauptursachen erläutert. Aus dem System werden außerdem die Halbjahres- und Jahresberichte zum Haushalt abgeleitet.
Ausgangssituation und Einsatz Die Stadt steuert ihre Ressourcen dezentral, die inhaltlichen Entscheidungen fallen in den Ämtern und Dezernaten. Das Rechnungsprüfungsamt fordert, Budgetüberschreitungen früh zu erkennen, damit gegengesteuert werden kann. Im Haushaltsjahr 2024 wurde das Budget in 10 von 13 Produktbereichen nicht eingehalten.
Das Amt für Finanzwirtschaft stellt Informationen in drei Formen bereit:
- ein Standardberichtswesen mit monatlichen und vierteljährlichen Informationen zur Haushaltssteuerung
- Ad-hoc-Berichte, die auf besondere Entwicklungen und Steuerungsbedarf aufmerksam machen
- die Daten selbst, die den Ämtern im Analysesystem bereitgestellt werden
Die Zahlen und Prognosen beruhen auf Daten und Einschätzungen der Fachämter.
Ein Beispiel ist der Kurzüberblick zum Jahr 2023. Er zeigt je Budget das Vorjahresergebnis, den fortgeschriebenen Ansatz, das Ergebnis und die Abweichung und nennt die Hauptursachen. Geplant war ein Defizit von 36,2 Mio. €, das Jahr schloss mit einem Überschuss von 106,4 Mio. € ab. Wie aussagekräftig die Auswertungen sind, hängt laut Rechnungsprüfungsamt maßgeblich von der Qualität der Buchungen ab.
Mehrwert für die Verwaltung
- Die Ämter erhalten regelmäßig Daten zur Haushaltssteuerung
- Plan-Ist-Abweichungen werden je Budget sichtbar und mit ihren Ursachen erläutert
- Grundlage für die Halbjahres- und Jahresberichte zum Haushalt
- Ad-hoc-Berichte machen auf besondere Entwicklungen und Steuerungsbedarf aufmerksam
Im Einsatz: Landeshauptstadt Kiel, Amt für Finanzwirtschaft. Belegt seit mindestens 2020, aktueller Stand 2025.
Weitere Informationen:
KIBenötigte Daten (4)
Welche Daten der Use Case braucht und wo sie bei anderen lagen.
- Gebuchte Erträge und Aufwendungen
Was im laufenden Jahr tatsächlich eingenommen und ausgegeben wurde
Datenpunkte:Ist-WerteBuchungsstandFinanzbuchhaltungRechnungsergebnisErgebnisrechnung - Geplante Haushaltsansätze
Die geplanten Beträge, einschließlich Nachträgen und übertragener Mittel
Datenpunkte:PlanwerteHaushaltsresteÜberplanmäßige Aufwendungen - Ergebnis des Vorjahres
Die abgerechneten Werte des letzten Haushaltsjahres zum Vergleich
Datenpunkte:VorjahresvergleichJahresabschluss - Gliederung des Haushalts
Zuordnung der Beträge zu Budgets, Teilplänen und Ertrags- und Aufwandsarten
Datenpunkte:BudgetAufwandsarten
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Ansprechpartner:innen (1)
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